Fragen und Antworten

Hier eine Auswahl häufig gestellter Fragen und der zugehörigen Antworten. Ich hoffe, die Themengebiete decken Ihre wiederkehrenden Fragen zufriedenstellend ab. Für Anregungen bin ich freilich immer dankbar.

Ich habe einen Schaden am Haus / in meiner Wohnung festgestellt und möchte die Reparatur veranlassen. Wie gehe ich vor ?

Ihr erster Ansprechpartner vor Ort ist grundsätzlich Ihr Hausmeister, da er die Situation bei einem Vor-Ort-Termin am besten einschätzen und eventuell auch Kleinreparaturen selbst durchführen kann. Bitte kontaktieren Sie vor einer Reparaturauftrags-Erteilung aber immer Ihre Hausverwaltung via Telefon oder E-Mail und schildern Sie möglichst genau was vorliegt und an welcher Stelle / welchem Bauteil der Schaden vorliegt. (Hilfreich sind auch immer Fotos, um sich ein erstes Bild von dem Schaden machen zu können.) Ich werde anhand Ihrer Beschreibung eine Vorab-Beurteilung vornehmen, ob der Schaden das Sondereigentum betrifft (dann zahlt der Eigentümer die Reparatur) oder das Gemeinschaftseigentum (dann zahlt die Gemeinschaft), oder ob gar ein Versicherungsfall vorliegen könnte. Im Anschluss werde ich Ihnen mitteilen welcher Handwerker mit der Reparatur beauftragt wurde (wenn Gemeinschafts-eigentum betroffen ist), bzw. - falls Sondereigentum betroffen ist - welchen Handwerker ich Ihnen (oder Ihrem Vermieter) zur Auftragserteilung empfehlen kann. Bitte beachten Sie: Reparaturen müssen grundsätzlich vor Beauftragung von der Hausverwaltung oder - falls es sich um Sondereigentum handelt - vom Eigentümer / Vermieter freigegeben werden. Von dieser Regel kann nur in Ausnahmefällen - bei Notfällen wenn Gefahr im Verzug ist - abgesehen werden.

Verfügen Sie über eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung ?

Ja, es besteht eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung bei der Ver-sicherungskammer Bayern mit einer Deckungssume bis zu € 1.000.000,-- im Einzelfall. Ferner besteht - ebenfalls bei der Versicherungskammer Bayern - eine Betriebs-Haftpflichtversicherung.

Vermitteln Sie Wohnungen zum Kauf oder zur Miete ?

Nein, ich übe keine Maklertätigkeiten aus. Wenn Sie Interesse haben eine Wohnung zu erwerben oder zu mieten, beauftragen Sie bitte einen Immobilienmakler.

Welche Verwaltungstätigkeiten bieten Sie an ?

Ich biete faktisch ausschließlich WEG-Verwaltung für privat und gemischt genutzte Liegenschaften an. In Ausnahmefällen übernehme ich (in durch mich verwalteten WEG´s) auch nach Einzelvereinbarung die Sondereigentumsverwaltung für Gewerbeeinheiten. Nicht Teil meines Angebots ist die Mietverwaltung.

Welche Abrechnungen erstellen Sie - und bis wann werde ich diese erhalten ?

Ich erstelle die Hausgeldabrechnungen der WEG sowie die Einzelabrechnungen der jeweiligen Verwaltungseinheiten. Dabei bin ich stets darum bemüht, Ihnen Ihre Abrechnungen möglichst zeitnah zukommen zu lassen. In der Regel erhalten Sie Ihre Abrechnungen bis spätestens April des Folgejahres.
Betriebskostenabrechnungen zur Weitergabe an Mieter müssen durch die jeweiligen Sondereigentümer ggf. selbst erstellt werden, jedoch stehe ich Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite.

Beschäftigen Sie eigene Hausmeister / Handwerker / Subunternehmer ?

Nein. Ich pflege Kontakte zu erwiesenermaßen zuverlässigen Handwerks-, Wartungs- und Dienstleistungsunternehmen sowie zu guten gewerblichen Hausmeister- und Hausreinigungsdiensten. Ob diese Firmen Aufträge aus Ihrer WEG erhalten oder ob mit diesen Firmen Verträge geschlossen werden, entscheidet stets die Eigentümergemeinschaft im Rahmen der Eigentümer-versammlung, den Vertragsabschluss übernehme bei Vorliegen des Beschlusses selbstverständlich ich. Ich treffe gerne eine unverbindliche Vorauswahl für einen direkten Vertragsabschluss (Wartung / Hausmeisterei etc.) zwischen dem Dienstleister und der WEG und prüfe die Angebote und die Leistungsverzeichnisse. Selbstverständlich überwache ich auch nach Vertrags-abschluss die Ausführung der vertraglich festgelegten Arbeiten und nehme eventuelle Beschwerden entgegen. Die Vergütungsabrechnungen erfolgen über die Hausgeldabrechnung.

Wir haben einen Hausmeister in Anstellung. Kann dieser im Falle eines Verwalterwechsels weiter beschäftigt werden ?

Ja, sofern Ihr Hausmeister Angestellter der WEG ist. In diesem Fall wird die Lohnbuchführung über ein professionelles Personalbüro geführt; die Vergütung Ihres Hausmeisters und das Honorar des Personalbüros (i.d.R. ca. € 15,- netto monatlich) wird freilich mit der Hausgeldabrechnung berechnet.

Wir denken über einen Verwalterwechsel nach, sind aber mit unseren "Stammhandwerkern" sehr zufrieden und würden diese gerne weiter bevorzugt mit Aufträgen im Haus versorgen.

Das ist kein Problem. Wenn Sie zuverlässige und gut arbeitende Vertragspartner und Handwerker haben, übernehme ich diese gerne. Es ist stets vorteilhaft, mit dem Haus vertraute, zuverlässige Handwerker und Hausmeister auch nach einem Verwalterwechsel beizubehalten.

Bieten Sie auch technische Betreuung / Bauleitung / Ausschreibungen von Großprojekten an ?

Nein, für größere Instandsetzungs- und Sanierungsprojekte muss ein externer Sachverständiger (i.d.R. ein Fachingenieur oder ein Architekt) hinzugezogen werden, der das Projekt von der Planung über die Ausschreibung bis zur Bauleitung und zur Abnahme begleitet. Dies mindert einerseits das Risiko von Haftungsschäden durch Ausführungsmängel und stellt andererseits eine technisch fachkundige und kompetente Beratung und Projektleitung sicher.

Wie gehen Sie bei der Veranlassung von Istandsetzungsmaßnahmen vor ?

Für Reparaturen wird im Wirtschaftsplan ein Richtetat festgelegt, damit die Finanzierung laufender Instandsetzungsmaßnahmen gesichert ist. Reparaturen welche das Gemeinschaftseigentum betreffen, beauftrage ich bis zu einem Auftragswert von ca. € 1.500,-- direkt. Größere Maßnahmen (oder Anpassungen des Reparaturetats bzw. Finanzierung durch Rücklagenentnahme) werden erst nach Freigabe der Eigentümergemeinschaft im Rahmen einer Eigentümer-versammlung beauftragt. Nur in Ausnahmefällen - bei Notfällen mit hohem Gefährdungspotential für die Immobilie und für Personen - erfolgt eine direkte Beauftragung von Reparaturmaßnahmen, wobei die Kosten hierfür und die Finanzierungsart durch die Eigentümergemeinschaft rückwirkend zum nächstmöglichen Zeitpunkt freigegeben werden muss.

Haben Sie ein Notruftelefon ?

Nein. 

In Notfällen ist unverzügliches Handeln angesagt, und hier ist explizit jeder Bewohner zum selbsttätigen Handeln aufgefordert sofern die Verwaltung nicht erreichbar ist. Daher ist in Notfällen stets die DIREKTE Kontaktaufnahme zu den einschlägigen Notdiensten erforderlich. Die Mitteilung an die Verwaltung bezüglich des Notdiensteinsatzes erfolgt via E-Mail oder telefonisch zu den ausgewiesenen Sprechzeiten. 

Eine Liste sämtlicher für Ihre WEG relevanten Not- und Kundendienste findet sich als Aushang im Treppenhaus. Sollten Sie unsicher sein welcher Dienst zu verständigen ist, ist Ihr erster Ansprechpartner der Hausmeister. 

Bitte beachten Sie zum Thema Notfälle auch meine Tipps unter der Rubrik "für den Notfall".

Warum haben Sie feste Telefonsprechzeiten festgelegt ?

Die Verwaltertätigkeit umfasst eine Vielzahl von hochkomplexen Aufgaben (Abrechnungserstellung, Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr), welche nach Möglichkeit ablenkungsfrei bearbeitet werden sollten um Fehler auszuschließen. Ferner kommt es immer wieder vor, dass ich nicht ganztags im Büro anzutreffen bin (Vor-Ort-Begehungen / Abnahmen, Notariatstermine usw.). Um für Sie und für mich zu einer angemessenen Zeitplanung zu gelangen, habe ich feste Telefonsprechzeiten eingerichtet, während derer ich für Ihre Anliegen frei verfügbar bin.

Für einen geplanten Wohnungsverkauf benötige ich Gebäudeunterlagen. Stellen Sie diese zur Verfügung und was kostet mich das ?

Gerne stelle ich Ihnen Kopien von Unterlagen, die Sie für den Wohnungskauf oder -Verkauf benötigen, zur Verfügung. Hierfür anfallende Sonderentgelte spreche ich vor Zusendung mit Ihnen ab, sofern diese nicht für die gesamte WEG vertraglich geregelt sind.